Microsoft Office: Lo que tu organización debería saber

  La nueva versión de Microsoft Office es una mejora general de las versiones anteriores, con nuevas funcionalidades y una interfaz de usuario renovada. La suite de productividad también ha sido optimizada para dispositivos táctiles, tales como tabletas y monitores de ordenador del tipo todo-en-uno. Las entidades sin ánimo de lucro y bibliotecas públicas beneficiaras podrán ahora solicitar donaciones de productos Office a través de Proyecto DONO (para más información sobre el Programa de Donaciones de Microsoft, vea nuestra Visión general del Programa de Donaciones de Microsoft).

Hay muchas características distribuidas por todo el software de la suite Office. Como sería prácticamente imposible citar todos los cambios, vamos a reseñar aquellos de mayor utilidad para organizaciones no lucrativas, caritativas o bibliotecas.

Trabajando con Windows 8 y SkyDrive

La última versión de Office con un diseño limpio y optimizado para pantallas táctiles se complementa con Windows 8. Del mismo modo que la pantalla de inicio del Windows 8, Office tiene un aspecto minimalista y sencillo, con un texto más resaltado y menor cantidad de botones e iconos. El nuevo diseño reduce los adornos extras en favor de mejorar tu capacidad para concentrarte en la tareas, o tareas, a mano.

Office también es compatible con todas las versiones de Windows 7, pero no funcionará en ninguna versión de Windows Vista o XP. Las organizaciones que ejecutan  versiones antiguas de Windows, deberían considerar actualizar a una nueva versión de Windows, para ejecutar el software más reciente. Para obtener más  información sobre Windows 8, consulte el artículo de Techsoup ¿Debería actualizar a Windows 8?

El servicio en la Nube de Microsoft, SkyDrive, está integrado a través de la suite de Office. Cuando instales Office, se te pedirá que introduzcas la información de tu cuenta de Microsoft, la cual enlaza con tu cuenta de SkyDrive. A partir de entonces podrás subir archivos a tu cuenta online de SkyDrive directamente desde Office. SkyDrive es ahora la localización por defecto para guardar nuevos archivos, pero podrás modificarlo de forma sencilla y guardarlos en la localización que prefieras: localmente, o un disco duro externo, o en una unidad de red.

 

Leyenda: Cuando actives Office, se te pedirá enlazarlo a tu cuenta de Microsoft

Trabajar a través de múltiples dispositivos es mucho más fácil con la integración de Office y SkyDrive, podrás acceder a tus documentos, hojas de cálculo, presentaciones, y otros archivos de Office desde diferentes ordenadores, o desde tu Windows Phone o tableta. Word, Excel, y PowerPoint además se guardarán en la última unidad donde estabas trabajando antes de que lo guardases. Por ejemplo, si estás trabajando en una celda de una hoja de cálculo y necesitas cerrar Excel para trabajar en otro proyecto, el programa guardará su lugar en esa celda. Tu marcador se sincronizará incluso a través de otros dispositivos, tanto si regresas al archivo en tu ordenador, Windows Phone o tableta. La aplicación SkyDrive está disponible para dispositivos iOS y Android, así que también podrás abrir archivos a través de diferentes plataformas.

Word

En cuanto a su apariencia, la nueva versión de Microsoft Word no es radicalmente diferente de las versiones anteriores. El texto y los iconos son un poco más grandes y más espaciados, dando como resultado una lectura más fácil, una interfaz más moderna. Word también da la sensación de una mayor rapidez y suavidad cuando se está desplazando a través del documento o mientras se escribe.

Cuando inicias Word, se te da la bienvenida con una página de inicio que muestra los documentos más recientes, varios tipos de plantilla, y la opción de abrir una página en blanco, un nuevo documento. La barra de herramientas, incluida en las versiones anteriores de Office, continúa presente, pero se puede minimizar para aumentar tu espacio de trabajo. También hay una nueva pestaña en la barra de herramientas, la pestaña Diseño, que incorpora herramientas de formato y de fondos de página, así como nuevos temas y plantillas.

Word es mucho más flexible a la hora de integrar diferentes tipos de archivos multimedia en los documentos. Por ejemplo, ahora podrás integrar videos directamente en documentos de Word y reproducirlos. Las fotos, desde las cuentas de Facebook y Flickr de tu organización, también pueden ser insertadas en los documentos desde Word si necesidad de abandonar la aplicación. Las nuevas guías de alineación (herramientas que surgen cuando haces clic en un archivo multimedia) hacen que resulte más fácil colocar de manera rápida tus imágenes o video con tu texto.

Leyenda: Las guías de alienación en Word te ayudarán a dar formato a tus imágenes de manera más sencilla.

Una de las novedades más útiles se trata de la capacidad para editar archivos PDF en Word. En las versiones anteriores de Office, podías guardar un documento Word como un archivo PDF, pero no podías editar el PDF sin haberlo convertido primero. Ahora, puedes simplemente abrir un PDF en Word y comenzar a editarlo, sin perder ni el formato ni la estructura del archivo en PDF.

Word también tiene unas pocas características que pueden ayudarte a coordinar la carga de trabajo más fácilmente entre tu personal. Si necesitas trabajar en un mismo documento, en colaboración junto a un grupo de personas, por ejemplo, puedes guardarlo en SkyDrive o SharePoint y entonces enviar a todos un enlace con el mismo archivo junto con los permisos de visualización y de edición.

Excel

Al igual que Word, la nueva versión de Excel ha sido objeto de una renovación ligera y minimalista. Hay un número de herramientas útiles que serán de interés para tanto para los usuarios principiantes como para los más expertos. Las tablas recomendadas pueden ayudarte a caminar a través de varias opciones de tablas que ofrece Excel. Si seleccionas los datos y haces clic en Insertar > Tabla recomendada, Excel te ofrecerá las diferentes opciones de tablas que podrían funcionar para tu proyecto, tales como circular, línea, y gráfico de barras.

 

Leyenda: La función de Tablas recomendadas de Excel te ayudará a elegir el mejor formato para tus datos.

Flash Fill es una nueva y práctica funcionalidad que puede ayudarte a reorganizar y cambiar el formato de tus datos. Excel aprenderá y será capaz de recodar los patrones de entrada de tus datos y autocompletar los datos restantes sin necesidad de fórmulas o macros. Por ejemplo, si estás introduciendo los números de teléfono de los voluntarios y dándoles formato en cierta forma, Flash Fill de Excel reconocerá el patrón y les asignará ese formato por ti.

Otra herramienta de utilidad tanto para usuarios novatos como expertos de Excel es la función Eje de Tabla Recomendada. Cuando selecciones un grupo de celdas, puedes previsualizar cómo quedarán tus datos en una variedad de tablas utilizando diferentes ejes.

PowerPoint

PowerPoint sigue también el principio de “menos es más” con un menor número de botones y colores extraños, creando un mayor espacio de lienzo para diseñar las diapositivas. Cuenta con nuevos temas y plantillas para que puedas elegir, así como variaciones en el color para ciertos temas. Al igual que en Word, las guías de alineación de PowerPoint pueden ayudarte a dar formato a  forma, cajas de texto, y otros gráficos con texto para ayudarte a dotar a tus diapositivas de un aspecto más profesional.

Leyenda: Las guías de alienación funcionan de las mima manera en PowerPoint de lo que lo hacen en Word.

La nueva vista de presentador en PowerPoint dispone de una cuadrícula de navegación que puede ayudarte a mantener tus diapositivas organizadas mientras las estás mostrando. También cuenta con una nueva característica que te permitirá hacer zoom en una diapositiva tocando o haciendo clic en una zona.

Outlook

De todos los programas, la actualización del diseño de Outlook es la más drástica de todas. Pero los cambios son a mejor: Su interfaz menos desordenada hace que resulte más fácil encontrar información importante en tu bandeja de entrada o en el calendario. Outlook ahora funciona y se muestra con una apariencia similar a programas de web mail – por ejemplo, permitiéndote responder a un correo electrónico dentro de la ventana principal. En las versiones anteriores, una ventana aparte surgía para las respuestas. Podrás optar por que aparezca en una ventana aparte si así lo prefieres, pero este ligero cambio hace a Outlook mucho más eficiente. La funcionalidad Social Connector, incluida en la última versión de Outlook, te permite integrar tus cuentas de LinkedIn y Facebook en tu bandeja de entrada y así ver las actualizaciones de tus contactos. También podrás sincronizar tu correo electrónico de Facebook, los mensajes directos de Twitter y las solicitudes que te lleguen de LinkedIn y mostrarte todas ellas en una sola bandeja de entrada. Si eres el responsable de gestionar las redes sociales en tu organización, esta característica podría ahorrarte una enorme cantidad de tiempo.

También hay una nueva funcionalidad llamada “Peeks”, la cual te ofrece de un rápido vistazo tu agenda o tus citas mientras estás escribiendo un correo electrónico, sin necesidad de cambiar de ventana.

OneNote

 Al igual que otros programas de Office, OneNote está diseñado para su sincronización a través de múltiples dispositivos. Las notas creadas con OneNote son accesibles a través de múltiples dispositivos: Tabletas y ordenadores con Windows 7 u 8, Windows Phone, y dispositivos iOS y Android con la aplicación OneNotes. También podrás abrir notas en tu navegador web vía Office Web Apps.

OneNote también añade algunos elementos optimizados para su utilización táctil, tales como la capacidad de dibujar y arrastrar dentro de la aplicación. También podrás integrar archivos en tus notas, tales como imágenes, videos, documentos. Y, como con el resto de Office, podrás sincronizar OneNote con tu cuenta de SkyDrive.

Office añade muchas características nuevas de utilidad para las entidades no lucrativas, de beneficencia y bibliotecas, pero los cambios no son tan drásticos como para que tu personal se vea obligado a recibir formación sobre el software. Una o dos sesiones breves para resaltar las nuevas funcionalidades será todo lo que necesiten para comenzar a trabajar con Office.